Un financeur ne prend en charge que les heures dont la présence est prouvée. Chaque créneau sans signature valable, perdu, illisible ou signé après coup, est une heure facturée que l'OPCO ou le CPF peut écarter. Renseignez votre tarif horaire par stagiaire, votre volume annuel et la part de créneaux que vous ne pouvez pas prouver solidement : le simulateur affiche le montant exposé sur l'année, le compare au coût d'une solution dématérialisée et calcule la part de créneaux non prouvés à partir de laquelle l'abonnement s'équilibre.
Le simulateur part du montant que vous facturez chaque année à des financeurs externes : le tarif horaire par stagiaire, multiplié par le nombre d'heures d'une session, par le nombre de stagiaires et par le nombre de sessions financées. Il applique ensuite la part de créneaux dont vous ne pouvez pas prouver solidement la présence, puis la part du montant qu'un financeur écarte lorsqu'un créneau n'est pas prouvé. Le résultat est le financement exposé : ce n'est pas une perte certaine, c'est le montant que vous ne pourriez pas défendre en cas de demande de justificatif ou de contrôle. Le coût annuel de l'abonnement est mis en face, et le seuil d'équilibre indique la part de créneaux non prouvés à partir de laquelle les deux montants se rejoignent.
Le simulateur suppose que la part de créneaux non prouvés est répartie uniformément sur toutes les sessions, alors qu'en réalité une seule feuille perdue peut concerner une session entière. Il ne tient pas compte des heures passées à reconstituer un dossier, des délais de paiement allongés par une demande de justificatif, ni de l'effet d'une non-conformité relevée lors d'un audit Qualiopi. Il ne prétend pas non plus que l'émargement dématérialisé ramène la part de créneaux non prouvés à zéro : un stagiaire absent reste absent, et seuls les créneaux réellement suivis mais mal justifiés sont en jeu. Les pratiques de retenue varient d'un financeur à l'autre et selon les conventions : le champ correspondant est modifiable pour cette raison.
Le montant exposé mesure une fragilité, pas un gain assuré. Il sert à décider si sécuriser la preuve de présence mérite un budget, et lequel.
EmargeOF horodate chaque signature, relance les retardataires et garde un dossier de preuve prêt pour l'OPCO, le CPF ou l'auditeur.
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