Faire circuler une feuille, vérifier que chacun a signé, scanner, classer, puis courir après les signatures manquantes : chaque geste ne prend que quelques minutes, mais multiplié par les demi-journées et les sessions de l'année, le total surprend. Renseignez votre volume de sessions, le temps passé à chaque étape et le coût horaire de la personne qui s'en charge : le calculateur affiche les heures et les euros consommés chaque année par l'émargement papier, et ce que cela représente par session.
Le calculateur décompose la gestion des feuilles d'émargement en trois postes de temps. Le premier est proportionnel au nombre de demi-journées : à chaque créneau, quelqu'un imprime ou sort la feuille, la fait circuler, vérifie que chaque stagiaire a signé et recueille la signature du formateur. Le deuxième est proportionnel au nombre de sessions : en fin de session, les feuilles sont scannées, renommées et archivées dans le dossier de preuve. Le troisième dépend du nombre de signatures manquantes : sur l'ensemble des signatures attendues dans l'année, une part est oubliée ou illisible et déclenche une relance. Les minutes sont additionnées, converties en heures puis multipliées par le coût horaire chargé de la personne qui s'en occupe.
Le résultat ne mesure que le temps de manipulation. Il ne chiffre ni le coût du papier, de l'impression et du stockage, ni les heures passées à reconstituer un dossier lors d'une demande de justificatif ou d'un audit, ni le financement compromis lorsqu'une feuille est définitivement perdue. Ces montants viennent en plus et peuvent dépasser le temps de gestion courant. À l'inverse, si une partie de la gestion est faite par le formateur pendant la session sans temps administratif dédié, réduisez le temps par demi-journée. Les valeurs par défaut décrivent un organisme de taille moyenne : remplacez-les par vos propres observations, chronométrées sur quelques sessions, pour obtenir un chiffre qui vous ressemble.
Le calcul sert à objectiver une décision d'organisation. Chronométrez deux ou trois sessions réelles avant de retenir un chiffre dans un dossier ou une présentation.
Avec EmargeOF, chaque stagiaire signe depuis son téléphone, les relances partent seules et le dossier de preuve se constitue au fil de la session.
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